Massa Cinzenta

Confira o que o consultor Francisco Higa fala sobre as causas e as conseqüências da falta de planejamento

Itambé Empresarial – É consenso entre os gestores que um bom planejamento é fundamental. Porém, a falta de planejamento ainda é muito comum em empresas no Brasil. Por que isso acontece e o que essas empresas podem fazer para minimizar essa situação, levando em conta suas dificuldades (de estrutura, tempo, mão-de-obra e dinheiro)?

Francisco Higa - Uma das principais causas da falta de planejamento é o fato das pessoas entenderem que planejar somente seja necessário se estivermos falando de um trabalho muito complexo. Isso é um grande equívoco. As pessoas que realmente se preocupam em fazer acontecer devem entender que qualquer atividade humana, da mais corriqueira a mais trabalhosa, exige planejamento e deve ser precedido por ele.

Principalmente, quando a dificuldade recai nos fatores determinantes para o êxito de um trabalho, tais como, estrutura, tempo, mão-de-obra e dinheiro, o planejamento é fundamental.

Não há outra saída, realizar uma atividade sem um planejamento adequado é o mesmo que ter de improvisar. Todas as vezes que improvisamos alguma atividade a probabilidade de acerto é a mesma do fracasso.

IE – Quais ações dentro da empresa merecem um planejamento? Há casos em que o planejamento é realmente dispensável?

Francisco Higa - Não há nada que possa ser tão urgente ou simples que não deva ser planejado. O que muda é a intensidade do esforço necessário para elaborá-lo, de acordo com o potencial de riscos das coisas não acontecerem.

Caso você tenha muito tempo disponível ou quando não há prazos a cumprir, tenha a seu dispor muito dinheiro e não se importe em perdê-lo, talvez você possa relaxar um pouco… mas não acredito que essa seja a realidade do empresariado brasileiro.

IE – O que compõem um bom planejamento?

Francisco Higa - Para um bom planejamento é importante avaliar algumas questões fundamentais:

a) Entendi claramente o que deverá ser obtido ao final de um projeto? O meu entendimento é o mesmo de quem está solicitando o trabalho (ex.: cliente).
b) Sei exatamente de quanto tempo é necessário para realizar todo o trabalho? Lembre-se de que para essa avaliação, é importante considerar que há fatores que não dependem somente de minha vontade para acontecer…. e nesses casos, tenho um “plano B” para os fatores que estão fora de meu domínio?
c) Sou capaz de realizar todo o trabalho sozinho ou com a equipe que disponho? Será que vou precisar de ajuda externa?
d) Tenho os recursos financeiros necessários para a realização de todo o trabalho? Não somente do material de que precisamos, como também recursos para complementar a capacitação requerida para o trabalho.

Uma vez que tenho todas as respostas, aí sim, posso iniciar a planejar o “como fazer”, e determinar prazos e responsabilidades.

Vale um alerta, a eficiência no planejamento está relacionada à capacidade do gestor em balancear os fatores: tempo, recursos e capital, com o escopo do que deve ser obtido. Caso alguns desses fatores não possam ser dimensionados como deveriam, o escopo do trabalho deve ser revisto. Caso contrário, você estará se enganando, e o projeto iniciará com alta probabilidade de fracasso.

IE – Quais os principais erros cometidos durante o planejamento?

Francisco Higa - A meu ver, os principais erros são conseqüência de algumas visões equivocadas e de determinadas posturas dos planejadores, tais como:

• confundir o estresse como sinônimo de sucesso, quando é sempre mais vantajoso fazer o que deve ser feito dedicando o esforço necessário;
• confundir o planejamento com a ação de alimentar uma ferramenta de gestão do projeto (software) com uma série padronizada de dados e informações e deixar que o computador defina ou oriente as ações subseqüentes;
• fazer um planejamento apenas para cumprir um “ritual” administrativo e satisfazer a exigência dos escalões superiores;
• usar o planejamento mais como argumento de venda, com o objetivo de convencer não apenas o cliente, mas os próprios superiores, de que o projeto em desenvolvimento será entregue dentro do prazo e das especificações acordadas, sem, no entanto, o embasamento de um estudo consistente de viabilidade;
• enganar a si mesmo, ou seja, fazer um planejamento com prazos, custos e especificações sabidamente inviáveis, com a falsa ilusão de que com um esforço extra, algumas noites em claro, aqueles itens poderão ser cumpridos.

IE – O que é mais difícil: um gestor fazer um bom planejamento ou um gestor mudar de postura?

Francisco Higa - Certamente a postura do gestor. Principalmente daqueles mais experientes, que se deixam influenciar por vícios e muitas vezes costumam negligenciar alguns fatores óbvios… neste caso, vale o dito popular: “o sucesso anterior não garante o êxito futuro”… se isso fosse verdade, empresas que já atingiram a liderança de seu setor não investiriam tanto para manter-se na liderança….

IE – É possível realizar um bom projeto mesmo com a escassez de tempo, dinheiro e recursos?

Francisco Higa - Sim, basta que o escopo (abrangência) do trabalho ou a dimensão do objetivo a alcançar seja readequado para as condições disponíveis… Não há nada de errado buscar a evolução de seus negócios ou de sua condição de vida, escalando degrau a degrau…. Caso você não tenha disponível todos os recursos necessários, redimensione seus objetivos…. uma vez alcançados, certamente você terá condição de reunir mais recursos para subir outro degrau…

IE – Lidar com as pessoas dentro de um projeto é mais difícil do que lidar com a falta de recursos, tempo e dinheiro?

Francisco Higa - Sim, na minha opinião. Porque recursos, tempo e dinheiro são fatores previsíveis (ou você os tem ou não) e, portanto, mais fácil de planejar o que é possível fazer de acordo com a dimensão dos mesmos. Já as pessoas são imprevisíveis! Pois uma mesma pessoa pode ter reações diferentes frente a uma mesma situação dependendo do momento em que está vivendo. Em outras palavras, existe uma série de fatores externos que influenciam o comportamento de uma pessoa, tais como, problemas familiares, crises financeiras, etc…

IE – O sr. pode falar um pouco sobre os mecanismos de atratividade e como eles podem contribuir para a execução de um trabalho?

Francisco Higa - Resumidamente, o mecanismo de atratividade enfoca a análise do equilíbrio da atratividade entre as partes envolvidas em algum tipo de relacionamento na perspectiva do valor percebido e do risco de ruptura da relação. Em outras palavras, é a avaliação do quanto é positiva a relação para ambas as partes e qual o impacto na vida de cada uma delas em caso de ruptura. Esse equilíbrio consiste no sentimento mútuo de que todos os envolvidos ganham com a relação e sentem-se motivados a alcançar qualquer objetivo estabelecido de comum acordo.

IE – O que fazer para que todas as partes saiam com ganhos do projeto?

Francisco Higa - O primeiro passo é saber ouvir e respeitar a individualidade de cada pessoa. Não adianta “bater de frente”, da mesma forma que não basta “mimar” a pessoa. É adotar estratégias para o relacionamento do dia-a-dia, sempre com o objetivo de manter o equilíbrio da atratividade. E nessa questão da atratividade é importante ter a consciência de que ninguém é dono da verdade. É preciso entender os atributos de satisfação e as aspirações de cada pessoa, é perceber o que contribui para a auto-estima individual. Isso não significa descobrir o que apreciam nem mesmo o que temem, e sim o que as atrai profissionalmente e as levariam a cumprir com satisfação determinada tarefa.

Francisco Carlos Higa é sócio-fundador da Turnpo!nt Gestão e Desenvolvimento Organizacional, consultor especialista em gestão e organização, professor universitário, autor de livro. Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade Mackenzie e possui MBA internacional pela USP (Universidade de São Paulo) e OWEN University, nos Estados Unidos. Já trabalhou em várias empresas realizando projetos de reestruturação organizacional. Viaja pelo Brasil e pelo mundo atuando como conferencista em eventos.
Referência:
Créditos: Caroline Veiga

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